الفرق بين الوقت للتسويق و الوقت للتسليم: إدارة السرعة في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء

1. مقدمة

أصبح الوقت للتسويق للمنتجات الجديدة ميزة تنافسية منذ نهاية الثمانينات. خاصة في الأسواق التي يكون فيها المتحرك الأول لديه الميزة الأقوى كما هو الحال في صناعة الحواسيب. تسريع مشاريع تطوير المنتجات الجديدة في هذه الأسواق تقلل التكاليف و تصنع القيمة. اهتم مؤلفي المقال بدراسة تأثير عامل الوقت في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء حيث يكون هناك عقد بين العميل و المقاول.

الوقت للتسليم هو الوقت من بداية المشروع إلى أن يسلم المقاول المنتج للعميل. فالأسئلة التي حاول مؤلفي المقالة الإجابة عنها:

· هل الوقت للتسليم عامل رئيسي بالنسبة للمشاريع الهندسية و التوريد و البناء كما هو حال الوقت للتسويق بالنسبة لمشاريع تطوير المنتجات الجديدة؟

· هل تقليل الوقت للتسليم يعتبر ميزة تنافسية في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء؟

· ماذا تمثل السرعة في هذه المشاريع؟

· هل يمكن إدارتها؟

من أجل دراسة السرعة في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء، اقترح المؤلفون فكرة صورة سرعة المشروع. و نفذوا هذه الفكرة لستة مشاريع بناء كبرى لمقاولين دوليين.

نوع المشروع
المدة
المكان
هدف و نوع العقد
قيمة العقد

بناء نفق سكة حديدية و جسر
26 شهر

22 شهر
انجلترا
عمل بناء

عقد تكلفة + أجور
100 مليون جنيه استرليني

بناء مبنيين للمكاتب
16 شهر
فرنسا
عمل بناء

سعر ثابت
30 مليون

بناء عمل هندسي حضاري على الطريق السريع
24 شهر
فرنسا
عمل بناء

عقد سعر الوحدة
10 ملايين

بناء 4 أنفاق لمد خط مترو الأنفاق
46 شهر
هونغ كونغ
تصميم و بناء

سعر ثابت
87 مليون

بناء جسر معلق
24 شهر للتصميم و 60 شهر للعمل
اليونان
سعر ثابت

بناء و تشغيل و نقل
585 مليون

بناء نفق تحت الماء
60 شهر
شمال أوروبا
عمل بناء
بليونين


جدول 1: الخصائص الرئيسية للمشاريع المدروسة



2. تقليل الوقت للتسويق في مشاريع تطوير منتجات جديدة

تقليل الوقت للتسويق ميزة تنافسية لمشاريع تطوير منتجات جديدة. تسريع هذه المشاريع يزيد هوامش الربح عن طريق تقليل التكاليف و زيادة المال المكتسب. الوقت يلعب دوراً في إنتاج الربح من خلال:

· تقليل الوقت قد يقلل التكاليف عن طريق تقليل الجمود المالي.

· بالاستناد إلى التحليل الاقتصادي لميزة المتحرك الأول، فإن الأول يصنع قيمة في الأسواق التي فيها القدم رئيسي.

الهندسة المتزامنة عبارة عن طريقة لإدارة المشاريع حيث تقلل وقت المشروع باستخدام فرق متعددة الوظائف مبكراً في عملية مشاريع تطوير منتجات جديدة و تخطيط أنشطة متوازية في نفس المشروع كالتسويق و الأعمال الهندسية. وضح ميدلر أن تقليل الوقت يعتمد ،بالإضافة إلى تداخل مراحل المشروع، على إدارة العلاقة بينهم. إنه يمثل المشروع بمنحيين:

· منحنى تعليمي: يمثل الزيادة في المعرفة عن المشروع. إنها عملية حيث عدم اليقين بشأن خصائص المشروع وجدواه تنخفض تدريجياً مع الوقت.

· منحنى اتخاذ القرارات: يمثل الانخفاض في احتمالات العمل على المشروع. إنها عملية حيث درجة الحرية في العمل تنخفض بانتظام مع مرور الوقت.

إدارة مشروع يتضمن محاولة حل المشكلة: في بداية المشروع يمكن عمل أي شيء تقريباً و لكن لا شيء معروف تقريباً، و في نهاية المشروع كل شيء معروف و لكن تقريباً لا يبقى اختيارات محتملة.



صورة 1: تقارب المشروع

قد يظن الواحد أنه من أجل تقليل وقت المشروع فإنه يجب أخذ القرارات بأقصى سرعة ممكنة. و لكن في بداية المشروع يكون مستوى الفهم منخفضاً و القرارات المتسرعة لا تخدم أي غرض. هناك خطر المضي في الطريق الخاطئ، وربما أدى ذلك إلى تعديلات مكلفة تستغرق وقتاً طويلاً. فبالتالي تسريع مشروع يتطلب أخذ الوقت في بداية المشروع للاستكشاف و إعداد خيارات المشروع بأكبر قدر من الدقة قبل البت بها و تطبيقها. ثم تجميد كل العوامل المتغيرة من أجل التحرك صوب تحقيق تلقائي تقريباً. زيادة متوسط السرعة يشمل التوسع في المرحلة الأولى، و التزامن بين مراحل اتخاذ القرارات، و الخفض الكبير في مرحلة التحقيق و التنفيذ.



3. من الوقت للتسويق إلى الوقت للتسليم

أي مشروع من المشاريع الهندسية و التوريد و البناء عبارة عن صفقة معقدة تتضمن مجموعة من المنتجات والخدمات وأعمال البناء المصممة خصيصا لإنجاز محدد لعميل في غضون فترة معينة من الزمن. مثل مبنى أو محطة لتوليد الطاقة الكهربائية. هذه المشاريع تتسم بما يلي:

· كل منتج له خصائص محددة و فريدة.

· معقدة جداً:

o عدة أطراف من مؤسسات مختلفة.

o مصاريف كبيرة تتطلب أحياناً إلى ترتيبات ائتمانية معقدة.

o تمتد لفترة طويلة من الزمن.

· العقد: يوضع في بداية المشروع بين العميل و المقاول و يحدد الوقت و الميزانية و المواصفات.

يحدد في العقد بين المقاول و العميل التكلفة و المواصفات و الوقت فبالتالي يضمن مقايضة محدودة بين متغيرات المشروع التي تحدد بالاتفاق بين العميل و المقاول. كل تعديل لهذه المقايضة تتطلب الكثير من المفاوضات. فبالتالي يستطيع المقاول في بداية المشروع أن يتوقع أرباحه على أساس المدفوعات التي سيحصل عليها ( الكمية و الجدول الزمني) و التكاليف المتكبدة. من أجل تحقيق هذا الربح، يجب أن يتحكم بالتكاليف لأنه لا يستطيع أن يعدل المدفوعات المحددة في العقد بسهولة. في المشاريع الكبيرة جداً كبناء جسر مثلاً، لا يستطيع المقاول تمويل هذا المشروع فبالتالي يعتمد على المدفوعات. فتحقيق الأرباح المتوقعة يعتمد على التحكم الفعال بالتكاليف و تنفيذ المخطط للحصول على المدفوعات المتوقعة. الوقت و السرعة و الموارد المتضمنة تلعب دوراً هاماً في التحكم بالتكاليف. فبالتالي الوقت للتسليم عامل رئيسي في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء. المقاول في هذه المشاريع له مجالاً أقل للعمل من شركة تعمل مشاريع تطوير منتجات جديدة لأنه يعمل بشكل مباشر على التكاليف و ليس على أساس القيمة السوقية. أحد الفروق الرئيسية بين المشاريع الهندسية و التوريد و البناء و مشاريع تطوير منتجات جديدة هي أن الأولى تتطلب طرفين هما العميل و المقاول و كلاهما يلعب دوراً هاماً في قرارات المشروع الرئيسية.



4. لمن يكون الوقت للتسليم عاملاً رئيسياً في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء؟

هذا الجزء يدرس في ظل أي ظروف يكون مثيراً للاهتمام بالنسبة للعميل و بالنسبة المقاول لتقليل الوقت للتسليم.

· الوقت للتسليم بالنسبة للعميل: قد يهتم العميل بالوقت للتسليم بطرق مختلفة.

o الموعد النهائي و عقوبات التأخير

يستطيع العميل تحديد الموعد النهائي لتسليم المشروع و وضع عقوبات في حلة تأخير المقاول. في هذه الحالة يكون العميل غير مهتم بالحصول على المشروع قبل الوقت المحدد. أي أنه يريده في الوقت المحدد و ليس قبله أو بعده.

o شروط الحوافز

تقليل الوقت للتسليم قد يكون عاملاً لزيادة ربح العميل. في هذه الحالة قد يضع العميل شروطاً للحوافز في العقد. على سبيل المثال: شروع مبنى للمكاتب. العميل يريد الاستفادة من فرصة الحصول على إيجار سنوات إضافية بما أنه وجد مستأجرين مهتمين بشغله مبكراً.

· الوقت للتسليم بالنسبة للمقاول: يوجد عدة عوامل تحدد أهمية الوقت للتسليم بالنسبة للمقاول.

o الانتهاء المبكر للمشروع يحرر الموارد المستخدمة.

o العقد يجمد المقايضة بين التكلفة و الوقت و الجودة و يحدد أيضاً الجدول الزمني.

o التغيير في العقد يتطلب مفاوضات كثيرة بين الطرفين.

o على المقاول تجنب أي تغيير عاجل و مكلف لإنهاء المشروع حسب الجدول الزمني.

o قد يحدث مشاكل خلال المشروع.

o قد يتطلب تغييرات للانتهاء في الوقت المحدد.

o قد يحتاج المقاول اللحاق بالسرعة المقررة عن طريق تخصيص موارد إضافية (كزيادة فرق العمل أو زيادة ساعات العمل أكثر مما كان مقرراً) و كذلك عن طريق تعديل ترتيبات موقع العمل و لكن ذلك يؤدي إلى تكاليف إضافية.

في الختام، إن تقليل الوقت للتسليم تعتمد بشدة على ما يلي:

· موقف الزبون.

· مرونة العقد.

· العلاقة بين الجهات العاملة في المشاريع.



5. إدارة السرعة في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء

المشروع يقسم إلى أربع مراحل أساسية:

· مرحلة الإعداد

· مرحلة التنفيذ و ينقسم إلى:

o مرحلة التعلم

o المرحلة الدائمة الجارية

· المرحلة الاحتياطية

السرعة هي التقدم في إنجاز المشروع لكل وحدة من الزمن، مثل عدد الطوابق المبنية في أسبوع. سرعة المشروع يمكن تمثيلها بمنحنى يسمى صورة السرعة.


صورة 2: صورة السرعة

بالاستناد على المشاريع الستة المحللة، فإن المقاول يدير سرعة المشروع في خطوتين:

· خلال الإعداد للمشروع و توقع أرباحه عليه أن يخطط إتباع صورة سرعة مخططة.

· مع تقدم المشروع عليه أن يستنتج صورة السرعة الفعالة و يتصرف بناءً على توقعاته المسبقة.


صور سرعة مخططة

خلال مفاوضات العقد، على المقاول أن يعمل على صورة سرعة مخططة لتوقع تكاليفه. يستطيع الاختيار بين على الأقل الثلاث صور التالية:


صورة 3: صور سرعة مخططة

· صورة صناعية

o التشديد على مرحلتي الإعداد و التصميم.

o الدراسة قبل تجميد الاختيارات.

o تشمل مرحلة الإعداد التوقعات التفصيلية و تحليل المخاطر.

· صورة تعليمية

o شائع أكثر في مشاريع البناء.

o مدة مرحلة الإعداد قصيرة لأن غالباً ما تبدأ المدفوعات مع بداية تنفيذ العمل.

o تحسن العمليات يحصل بعد مرحلة تعلم طويلة.

· صورة احتياطية

o يتوقع المقاول أن تكون مرحلة التنفيذ الدائمة سريعة فيكون هناك مرحلة احتياطية لحل المشاكل الغير المتوقعة دون إعادة تنظيم للمشروع.

لكل واحد من هذه الصور المخططة يوجد عدة صور فعالة محتملة.

صور السرعة الفعالة

يجب على مدير المشروع مع تقدم المشروع أن يتجاوب مع الأحداث التي تحصل و يستنتج صورة السرعة الفعالة. مؤلفي المقال درسوا أربعة صور سرعة فعالة بالاستناد إلى مشاريع البناء الستة المحللة.

· الصورة المسرعة

o تم الوصول إلى مرحلة التنفيذ الدائمة قبل الوقت المتوقع.

o تم تسرع مرحلة التعلم بسبب أعمال متوقعة مثل الإعداد الدقيق جداً أو بسبب مفاجآت سارة كنوعية تربة جيدة عند حفر النفق.

o إذا تفاوض المقاول بشأن الانتهاء المبكر للمشروع مع العميل المهتم بتقليل الوقت للتسليم، فإنه يستطيع أن يستمر بهذه السرعة أو أسرع.


صورة 4: مرحلة تعلم أو دائمة أسرع

· بداية صعبة مع تقارب مخطط

o واجه المشروع عقبات مرتبطة بالابتكارات التقنية و المفاجآت المتعلقة بموقع العمل مثل الاعتبارات البيئية أو الاجتماعية، بسبب عدم الإعداد الجيد أو أحداث غير متوقعة.

o هذه الصعوبات لا تصل إلى المرحلة الدائمة التي تجري حسب السرعة المخططة.


صورة 5: بداية صعبة مع تقارب مخطط أو متأخر

· بداية صعبة مع تقارب متأخر

o في هذه الصورة الصعوبات في مرحلة التعلم تصل إلى المرحلة الدائمة و تكون مسئولة عن تأخر بداية هذه المرحلة.

o من أجل الانتهاء في الوقت المحدد فإنه يجب تسريع المرحلة الدائمة. و هذا يؤثر على تكاليف المشروع و يتطلب إعادة تنظيم المشروع أو إضافة موارد سواء كانت موارد بشرية أو مادية.

· تدارك المرحلة الدائمة

o في هذه الصورة المشروع يواجه صعوبات من بداية المشروع مما يؤدي إلى التأخير المستمر للمرحلة الدائمة.

o كأن المشروع لم يكن فيه مرحلتي الإعداد و التعلم.

o تعتمد بشكل رئيسي على تجاوب الأطراف العاملة في المشروع .

o يكون المشروع عبارة عن سلسلة من الأحداث التي تستجيب لها الأطراف العاملة في المشروع في جو من الاستعجال و الأزمة.


صورة 6: تدارك المرحلة الدائمة

6. من تسريع مشاريع تطوير منتجات جديدة إلى إدارة السرعة في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء

هل الهندسة المتزامنة ذات صلة بالمشاريع الهندسية و التوريد و البناء؟ تداخل مراحل المشروع هو ما يميز الهندسة المتزامنة و لكن لا يمكن تطبيقه في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء. و لكن هذا لا يعني أن الهندسة المتزامنة ليس لها علاقة بالكامل بهذه المشاريع. فبعض الأفكار الموجهة مثل التوقع و إدارة الوقت تكون مثمرة في هذه المشاريع و يمكن أن توفر طرق تفكير جديدة. الثلاث خصائص الرئيسية لهذه المشاريع هي: المضمون و السياق و العقد. يسميهم المهنيين بالعقبات التي تحول دون نقل أساليب الإدارة الصناعية لمجال البناء.

· المضمون (المنتج)

o المنتجات لهذه المشاريع تكون فريدة.

o قد يوجد تكرار في بعض الأعمال مما قد يساعد في تسريع المشروع. فلذلك يفضل استثمار الوقت في مرحلة التصميم.

· السياق (البيئة)

o قد يؤثر المنتج على مجال كبير مما قد يؤدي إلى تدخل أطراف خارجية.

o قد تؤدي البيئة إلى أحداث غير متوقعة أو عدم التأكد.

· العقد

o المقايضة بين المواصفات و التكلفة و الوقت تكون مجمدة في بداية المشروع.

o أي تعديل لتحسين المشروع يتطلب مفاوضات طويلة.

o في هذه المشاريع، مرونة العقد تلعب دوراً كبيراً في الربح و إدارة الوقت كمورد و ليس كتكلفة فقط.



7. الخلاصة و الاستنتاجات

· الهدف من المقالة تعزيز فهم إدارة الوقت في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء من خلال الوقت للتسليم.

· أهمية تقليل الوقت للتسليم بالنسبة للعميل و بالنسبة للمقاول.

· قد يعتبر العميل الوقت كمورد و في هذه الحالة سيشجع المقاول لتقليل مدة المشروع. و لكن إن كان غير مهتم بالانتهاء المبكر فإن المقاول سيلتزم بالوقت المحدد في العقد محققاً الأرباح عن طريق التحكم بالتكاليف.

· سمعة المقاول تعتمد على احترامه للوقت للتسليم و قدرته على إرضاء العميل إذا طلب تسريع بعض المراحل.

· يمكن اعتبار الوقت كمورد و إدارة السرعة في المشاريع الهندسية و التوريد و البناء.

المرجع

Mahmoud-Jouini, S., C. Midler, and G. Garel. “Time-to-market vs. time-to-delivery: Managing speed in Engineering, Procurement and Construction projects”, International Journal of Project Management, Volume 22, Issue 5, July 2004, Pages 359-367

يعطيكي العافية